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Verwaltungsansordnung
Vom 01. Dezember 2009
Der Oberkirchenrat erläßt gemäß § 8 Abs. 5 Kirchenverwaltungsgesetz (KiVwG) vom 16. November 2007 in der Fassung vom 15. Mai 2009 eine Verwaltungsanordnung zur Regelung der Kostenerstattung für die Wahrnehmung von Verwaltungsaufgaben für Einrichtungen und Sondervermögen.
#A. Grundlagen
###Nach § 8 Abs. 3 und 1 KiVwG sind zur Deckung der Kosten, die der Gemeinsamen Kirchenverwaltung (GKV) durch die Verwaltung von Einrichtungen und Sondervermögen (Selbstabschließer) entstehen, Entgelte und Umlagen (Erstattungen) an den Haushalt der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg zu entrichten. Mit dieser Vorschrift ist eine Abgrenzung zwischen der Wahrnehmung der Allgemeinen Verwaltung und den Aufgaben mit einer Sonderabrechnung definiert.
Selbstabschließer sind durch Gesetz oder kircheninterne Handhabung aus der Gesamtdeckung des Allgemeinen Haushaltes herausgenommen und bilden einen eigenständigen Rechnungskreis. Einrichtungen sollen nach § 19 Abs. 3 der Haushaltsordnung für kirchliche Körperschaften (KonfHOK) in Einnahmen und Ausgaben (bzw. Erträgen und Aufwendungen) ausgeglichen sein. Die Verwaltung der Sondervermögen sollte entsprechend behandelt werden.
Bei der Festsetzung der Erstattungen ist auf Vollständigkeit zu achten. Dies bedeutet, dass alle Selbstabschließer zu berücksichtigen sind. Damit sollen ihre tatsächlichen Kosten offengelegt und verdeckte Subventionen vermieden werden.
Um den Aufwand zur Berechnung der Erstattungen möglichst gering zu halten sind weitgehend pauschalierte Hebesätze vereinbart worden. Diese Sätze wurden vorab einerseits auf ihre rechtliche Zulässigkeit und andererseits auf einen wirklichkeitsnahen Maßstab überprüft. Wenn im Folgenden auf die bereinigten Einnahmen Bezug genommen wird, sind bei ihrer Errechnung Kapitaleinnahmen (Veräußerungen von Vermögen, Entnahmen aus Rücklagen), Anleihen (innere und äußere Darlehen), Überschüsse aus Vorjahren und Sonderzuweisungen bzw. Investitionszuschüsse unberücksichtigt zu lassen.
#B. Zeitpunkt
#######Die Festsetzungen gelten ab dem Haushaltsjahr 2009. Soweit abweichende vertragliche Vereinbarungen bestehen oder sonstige wichtige Gründe, insbesondere Vertrauensschutzaspekte, vorhanden sind, wird die GKV auf Antrag prüfen, ob einer Anwendung erst ab dem Jahr 2010 zugestimmt werden kann.
#C. Einrichtungen
#1. Friedhöfe
###Die bisherigen Vorgaben für die Verwaltungskostenerstattungen in der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg - wie auch in einigen anderen Kirchen - sahen für den Bereich Friedhöfe ca. 5 Stunden pro Bestattungsfall vor. Dieser Ansatz ist auch nach den Empfehlungen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) nicht zu beanstanden. Nach überschlägigen Berechnungen anhand der Friedhofshaushalte verschiedener Kirchengemeinden entspricht er etwa einem Anteil von 11 – 12 % der gesamten Einnahmen, wenn von einem derzeitigen Stundensatz von 22 € ausgegangen wird.
Auf dieser Basis wird als Erstattung für die GKV eine Pauschale von 6 % der jährlichen bereinigten Einnahmen festgelegt. Es ist zunächst davon auszugehen, dass damit die Erledigung der Pflichtaufgaben in den Bereichen „Haushalts-, Kassen-, Rechnungswesen“, „Personal“ und „Bau / Liegenschaften“ finanzierbar ist. Soweit die verbleibenden Aufgaben der Friedhofsverwaltung ebenfalls durch die GKV wahrgenommen werden, ist auch dafür ein Satz von 6 % der jährlichen bereinigten Einnahmen anzusetzen.
Für eine Erledigung der verbleibenden Aufgaben im Kirchenbüro wird den Gemeinden ein ent-sprechendes Vorgehen empfohlen. Falls hier eine Aufgabenteilung zwischen GKV und Kirchenbüro erfolgt, sind angemessene Anteile zu bestimmen.
In regelmäßigen Abständen ist eine Überprüfung vorzunehmen, inwieweit die umgerechnete Pauschale noch mit dem vorgegebenen Stundensatz übereinstimmt.
#2. Kindergärten
Die von den Kommunen über die Defizitfinanzierung der Kindergärten gezahlten Verwaltungsumlagen sind vollständig an die GKV abzuführen, da alle Verwaltungsleistungen in den Bereich fallen, für den der Anschluß- und Benutzungszwang besteht. Soweit im Rahmen der pädagogischen Arbeit Verwaltungstätigkeiten direkt im Kindergarten erledigt werden (z. B. die Durchführung des Anmeldeverfahrens oder die Fertigung von Elternbriefen), sind sie über die entsprechenden Freistellungen bzw. Sachkostenansätze abzudecken.
#3. Dienst- und Mietwohnungen der Kirchengemeinden
##Die Erstattung für Dienst- und Mietwohnungen ist in Höhe von 6 % der jährlichen bereinigten Einnahmen zu erheben. Damit sollen die tatsächlichen Ausgaben gedeckt werden, die insbesondere durch die Buchungen der Nebenkosten bzw. der Abschlagszahlungen und der jährlichen Abrechnungen mit den Wohnungsinhabern entstehen.
Von der Umlageerhebung für angemietete Dienstwohnungen wird abgesehen, da die Berechnung der Nebenkosten und die Durchführung von Baumaßnahmen vom Vermieter zu erledigen sind und insofern der GKV nur relativ geringe Kosten entstehen.
#4. Pflegeeinrichtungen
###Für die Verwaltung von Sozialstationen und Altenheimen (Pflegeeinrichtungen) wird wegen des erhöhten Aufwandes ebenfalls eine Erstattung von 6 % der jährlichen bereinigten Einnahmen festgesetzt.
##5. Familienbildungsstätten
###Bei den RDS Delmenhorst/Oldenburg-Land, Friesland-Wilhelmshaven und Oldenburg-Stadt sowie gegebenenfalls im Ammerland sind die Verwaltungen der jeweiligen Familienbildungsstätten zu berücksichtigen. Hierfür ist ein Satz von 4 % der jährlichen bereinigten Einnahmen zu heben. Dabei wird insbesondere berücksichtigt, dass neben dem Haushaltswesen ein erhöhter Aufwand bei der Personalbewirtschaftung zu erbringen ist.
#6. Einrichtungen der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg
####Entsprechend ist auch die Hebung einer Umlage von 4 % der jährlichen bereinigten Einnahmen für das Ev. Bildungszentrum Rastede (vormals HVHS) und das Blockhaus Ahlhorn erforderlich.
#7. Sonstige Einrichtungen
Die Liste der Sonstigen Einrichtungen ist im Zuge der Verwaltungsstrukturreform bei den „Regionalen Besonderheiten“ benannt. Soweit diese Einrichtungen nicht unter einem der oben genannten Punkte erfasst werden können, ist die Erstattung für ihre Verwaltung zumindest mit einem Satz von 4 % der jährlichen bereinigten Einnahmen zu veranschlagen.
##D. Sondervermögen
##1. Allgemeine Vermögen der Kirchengemeinden / Kirchenkreise
##Vermögensverwaltung, soweit sie direkt für die Kirchengemeinde bzw. die Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg erfolgt, ist als Bestandteil der Allgemeinen Verwaltung nicht zu erstatten. Sobald ein Vermögen allerdings in einem geschlossenen Rechnungskreis für eine Aufgabe neben den allgemeinen Aufgaben der Kirchengemeinde bzw. die Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg betreut wird, ist die Notwendigkeit einer Erstattung zu prüfen. Die Umlage ist geleistet, wenn sie einer Einrichtung zuzurechnen ist, wenn für die bereits eine Erstattung zu berechnen ist.
#2. Stiftungen
####Für die Verwaltung von Stiftungen sind 4 % der jährlichen bereinigten Einnahmen an die GKV abzuführen. Als Grundlage diente dabei die Bemessung der Verwaltungsaufwendungen für die Kirchbaustiftung. Mit einer Ausweitung der Stiftungstätigkeit innnerhalb der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg ist dazu gegebenenfalls eine Neuberechnung durchzuführen.
##3. Fonds
##Die Absetzung der Verwaltungskosten von den Fondserträgen erfolgt nach den tatsächlichen Aufwendungen.
#E. Ausnahmen
##1. Personalverwaltung
##Falls sich die Verwaltungsleistung für eine Einrichtung ausschließlich auf Personalverwaltung beschränkt, sind, incl. Gehaltsabrechnung, abweichend von den obigen Festlegungen 25,00 € pro Fall und Monat an die GKV zu erstatten.
##2. Kleine Einrichtungen
##Ausnahmen können auch gemacht werden für kleine Einrichtungen oder Sondervermögen, deren Verwaltung mit einem jährlich zu überprüfenden Festbetrag angemessen abgegolten werden kann.
##3. Kleinere Fonds / Erbschaften / Stiftungen
##Die Verwaltung kleinerer Fonds (insbesondere Kirchen-, Küster- und Organistenfonds) oder von Erbschaften ist nicht erstattungspflichtig, wenn der Vermögenszweck ausschließlich auf die Arbeit in der jeweiligen Kirchengemeinde bzw. der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg gerichtet ist und die Vermögenserträge nur zum Vermögenserhalt oder nach dem Vermögenszweck eingesetzt werden.
Eine entsprechende Regelung gilt auch für Stiftungen, soweit mit der Stiftungstätigkeit keine Verwaltung von erhöhtem Umfang verbunden ist.
#F. Übernahme von Aufgaben auf freiwilliger Basis
###Sowohl für die Allgemeine Verwaltung als auch für Selbstabschließer ist grundsätzlich zu unterscheiden zwischen den Aufgaben, die die GKV im Zuge des Anschluss- und Benutzungszwanges erledigt und denen, die ihr auf freiwilliger Basis übertragen sind. Vom Anschluss- und Benutzungszwang sind die Tätigkeiten in den Bereichen „Haushalts-, Kassen-, Rechnungswesen“, „Personal“ und „Bau / Liegenschaften“ erfasst (§ 1 Abs. 3 Satz 1 KiVwG).
Die Übernahme von Verwaltungstätigkeiten auf freiwilliger Basis erfolgt immer gegen Kostenerstattung (§ 1 Abs. 3 Satz 2 KiVwG). Die Höhe der Erstattung muss sich an den tatsächlichen Aufwendungen der GKV orientieren.
#G. Verfahren
#1. Festsetzung, Rechnungsstellung und Vereinnahmung
##Die Stelle, die den Selbstabschließer betreut, führt auch für die Festsetzung, Rechnungsstellung und Vereinnahmung der Erstattung durch. Bei kleineren Posten, z. B. der Umlage für die Dienstwohnungen, ist eine Berechnung im Wege des Haushaltsabschlusses ausreichend. Bei allen mittleren und großen Umlagen sind pro Quartal angemessene Abschläge zu vereinnahmen.
Die Abschläge sind jeweils zum Quartalsende als Sammelbuchung an die Landeskirchenkasse abzuführen.
#2. Überprüfung
##Eine Überprüfung des tatsächlichen Bedarfs erfolgt spätestens im Zuge der Evaluation. Dazu ist die tatsächliche Zuordnung der Mitarbeiter/ Mitarbeiterinnen in den RDS und der ZDS zu den einzelnen Aufgabengebieten entsprechend der obigen Darstellung vorzunehmen.
#Oldenburg, den l. Dezember 2009
Der Oberkirchenrat
der Ev.-Luth. Kirche in Oldenburg
F r i e d r i c h s
Oberkirchenrat